1. Що це таке?
2. Типова схема організації і роботи електронного архіву
3. Кому потрібен електронний архів?
4. можливості
5. переваги
6. Вартість створення електронного архіву документів
7. Біорг - ваше рішення по автоматизації електронного архіву
8. етапи взаємодії

Великий обсяг документації - це проблема, знайома багатьом компаніям. Справитися з накопичилося обсягом допоможе створення електронного архіву, це серйозно заощадить час і полегшить роботу з архівами будь-якого обсягу.

Що це таке?

Електронний архів - це структурована система зберігання документації компанії в електронному вигляді. Сучасні технології дозволяють зберігати папери у відсканованому вигляді, допомагаючи забезпечити збереження і конфіденційність документів і прискорити пошук необхідної інформації.

Типова схема організації і роботи електронного архіву

Схема, яка зображує організацію електронного архіву, показує всі етапи роботи з архівом, починаючи зі збору фізичних документів, а закінчуючи їх передачею клієнту у вигляді готового цифрового сховища в зручному форматі.

Кому потрібен електронний архів?

Найбільш затребувані електронні архіви серед великих компаній і холдингів, через які щодня проходить багатотисячний потік паперів: анкет, заяв, договорів, контрактів та ін.

Для початківців компаній, у яких документообіг поки не досягає таких масштабів, електронні архіви документів - це можливість з самого початку побудувати ефективну систему, не вдаючись в подальшому до оцифрування величезної кількості паперів. Незалежно від числа робочих документів, електронні архіви допомагають заощадити час на пошуки потрібних паперів і роботу з ними, що є явною перевагою перед конкурентами.

можливості

Створення електронного архіву багато в чому робить життя компанії простіше через унікальних можливостей, недоступних для паперової архівації. Якщо для паперового архіву характерно правило: чим більше його обсяг, тим складніше знайти потрібний документ, то розмір електронної версії не впливає на швидкодію архіву.
В першу чергу електронний архів створюється для:

1. Структурованого зберігання інформації. Папери компанії зберігаються в строгому порядку і підкоряються структурі, визначеній клієнтом. У цифровому вигляді ця структура являє собою ієрархію папок. Кожна папка має ряд характеристик, що визначають рівень доступу, обмеження по типу файлів, що зберігаються і т.д.
2. Ієрархії доступу. Доступ до папок або файлів може даватися як окремому користувачеві, так і групи осіб. Обмеження доступу проявляються не тільки в правах, наданих користувачам, але і в зв'язку з вмістом папки або файлу. Каталог з фінансовими звітами може бути недоступний для секретаря, але відкритий для будь-якого працівника фінансового відділу.
3. Гнучкого пошуку. Користувачі працюють з електронним архівом паралельно і можуть здійснювати оперативний пошук по древу каталогів або всередині файлів.
4. Надійності і захищеності. Крім розмежування за рівнями доступу, архіви мають властивості, що запобігають втраті інформації (наприклад, наявність копії на резервному сервері), її ушкодження або несанкціонований доступ (з можливістю «відкоту» до попередніх версій).

Замовити електронний архів

переваги

Незалежно від типу компанії, її розміру, кількості клієнтів, документації і капіталу, електронні архіви знайдуть своє місце в будь-якій організації. Вони мають ряд переваг:

1. Оперативне і легке управління всією службовою інформацією, доступ до якої відкрито для певного кола співробітників.
2. Оптимізація робочого процесу, яка досягається за рахунок скорочення витрат часу на пошук необхідних паперів.
3. Організація безпеки. Оцифровані папери не схильні до зовнішнього впливу, непередбачені обставини та недбале поводження, а наявність кількох рівнів доступу забезпечує захист від сторонніх осіб. Для підвищеної безпеки, щоб уникнути втрати цінних паперів, проводиться автоматичне резервне копіювання.
4. Систематизація та облік документообігу. Вся інформація легко структурується по заданих параметрах. А простий інтерфейс із усілякими фільтрами спрощує пошук і видачу результатів.
5. Економія фінансових коштів. Для підтримки корпоративного електронного архіву в належному стані немає необхідності в окремому приміщенні і персоналі, який буде стежити за збереженням даних. Кожен співробітник може отримує доступ до електронної версії паперів, але з обмеженими або необмеженими правами, наприклад, тільки для перегляду і пошуку інформації, для редагування або з можливістю додавання і видалення файлів.

Вартість створення електронного архіву документів

Вид роботи / послуги Формат Якість Ціна Сканування розшитих документів до А4 300 dpi від 1 руб. Сканування нерасшівних документів і книг (ціни за сторінку) до А4 від 300 до 1200 dpi від 2,5 руб. Широкоформатне сканування, сканування креслень (за сторінку) від А3 до A0 300 dpi від 7 руб. Вид роботи / послуги Ціна Розпізнавання / атрибутирование (за сторінку) Автоматичне розпізнавання (без перевірки і коригування результатів) від 1 руб. Введення основних атрибутів в електронний архів (дата, номер документа, найменування) від 2 руб.

Більш детальну інформацію про вартість наших послуг дивіться на сторінці ціни на вкладці «Архівна обробка документів».

Біорг - ваше рішення по автоматизації електронного архіву

Біорг - це досвід більше 16 років роботи, в сукупності з професіоналізмом і лояльними цінами. Кожен з етапів вимагає високої точності, ми впроваджуємо власні програми (Біскай) та ліцензовані методи обробки (Біорг Обробка), які дозволяють досягати практично безпомилкової обробки (не більше 1 помилки на 10 тисяч символів). Завдяки багаторівневій системі контролю цей показник продовжує зменшуватися.

Ми вміємо:

• обробляти великі обсяги;
• працювати з паперами в пошкодженому стані: з плямами, пожовклими сторінками або намоклої папером;
• враховувати ваші побажання по синхронізації з базами даних або CRM-системами.

Ми пропонуємо нашим клієнтам зайнятися вирішенням проблеми з плинністю документів, автоматизувати роботу підприємства або компанії, підвищити продуктивність праці і заощадити час і гроші, замовивши послуги створення електронного архіву документів в нашій компанії.

етапи взаємодії

1. залишаєте заявку
2. Ми зв'язуємося з вами,
   аналізуємо об'єм і структуру вашого паперового архіву,
   надаємо розрахунок вартості
3. Укладаємо договір.
   скануємо документи
4. Обробляємо і аналізуємо
   відскановані документи
5. Конвертуємо в потрібний формат і систематизуємо інформацію
6. Створюємо повну базу даних
   електронного архіву документів

Замовити електронний архів