Акт прийому-передачі приміщення в оренду
- значення акту
- Відносно яких приміщень потрібно складати акт
- Як фіксувати стан приміщень
- Хто формує акт прийому-передачі приміщення в оренду
- Особливості складання акту
- Заповнення «шапки» акту
- Заповнення основної частини акта
- На що звернути увагу при оформленні
- Умови і період зберігання акта
Формування акту прийому-передачі приміщення в оренду завжди відбувається в процесі виконання орендного договору. Таким чином, акт не є самостійним, а є додатком до основного документа.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому-передачі приміщення в оренду .doc Завантажити зразок акта прийому-передачі приміщення в оренду .doc
значення акту
Переоцінити роль акта складно. Ключове його значення пов'язане з тим, що договір оренди по своїй суті є попередньою угодою і без акту не вважається таким, що відбувся (дійсним).
Саме акт підтверджує факт передачі приміщення від однієї особи іншій, а значить доводить факт виконання орендного договору.
Кожен орендодавець при здачі свого майна в оренду зацікавлений в тому, щоб воно містилося в порядку, не піддавалося псування, не ламалося і як можна менше зношувалося.
Акт складається ще й для того, щоб засвідчити факт передачі приміщення в оренду в задовільному стані, без нарікань і зауважень з боку майбутнього орендаря.
Якщо в процесі експлуатації орендованих квадратних метрів орендар завдасть їм будь-якої шкоди, відшкодування матеріального збитку йому доведеться взяти на себе. Точно також акт формується і при передачі приміщення від орендаря назад власнику.
Відносно яких приміщень потрібно складати акт
Передаватися в оренду можуть будь-які приміщення, за деякими прописаними в законі винятками. Зазвичай договори оренди укладаються щодо торговельних, офісних, виробничих, складських, а також житлових приміщень.
При цьому акт повинен складатися в будь-якому випадку, в тому числі незалежно і від періоду оренди (тобто навіть якщо термін оренди становить всього кілька днів).
Як фіксувати стан приміщень
Описувати орендовані приміщення при складанні акта потрібно якомога детальніше. Зокрема, необхідно вказати:
- стан стін і перегородок, підлоги і стелі (при необхідності можна навіть внести в акт відомості про матеріали, з яких вони зроблені);
- інформацію про віконних конструкціях, електрообладнанні (розетках, вимикачах, лампах і т.д.), системах водопостачання, опалення та каналізації.
Якщо в приміщенні є ще якісь цінні елементи, які, на думку орендодавця, потребують фіксації, їх також потрібно вказати в документі. У випадках, коли приміщення здається після ремонту або, навпаки, потребує ремонтних роботах, це також потрібно прописувати в акті.
Хто формує акт прийому-передачі приміщення в оренду
Зазвичай завдання по складанню акту лежить на співробітника компанії, яка є власником квартир, що здаються в оренду квадратних метрів. Це може бути юрисконсульт, адміністратор, завідувач господарством і т.д. Головна умова, щоб ця людина вмів правильно оцінювати стан орендованих площ і мав уявлення про те, як правильно формувати акти. Сподіваємося, що якщо знань у вас не багато, то цей матеріал вам допоможе.
Особливості складання акту
Обов'язковою до застосування, уніфікованої форми акта немає, так що співробітники підприємств-орендодавців мають повне право писати акт в довільній формі або, якщо в організації є розроблений і затверджений зразок документа, за його шаблоном. При цьому необхідно, щоб документ відповідав двом основним правилам: за складом відповідав нормам діловодства, а за змістом включав в себе ряд певних відомостей.
Заповнення «шапки» акту
У «шапку» вноситься:
- найменування документа, його номер і дата складання;
- назва організацій, які є орендодавцем і орендарем із зазначенням посад та ПІБ керівників або їх законних представників;
- найменування об'єкта і його адресу, а також площа приміщення (в квадратних метрах);
- при бажанні в акті можна вказати посилання на свідоцтво про право власності, кадастровий номер і т.д.
Заповнення основної частини акта
Опис стану приміщення - дуже важлива частина акта. На цей розділ потрібно звернути особливо пильну увагу. Тут потрібно зафіксувати:
- зовнішній вигляд приміщення (стін, стелі, підлоги, дверей, вікон);
- засвідчити той факт, що електроприлади, водопостачання, опалення та інші комунікації в нормі;
- якщо приміщення здається зі встановленою зв'язком, інтернет-обладнанням, пожежною сигналізацією та іншими технічними приладами, це також слід відобразити в акті.
У разі наявності якихось недоліків, їх треба обов'язково зазначити, щоб в подальшому не трапилося ситуації, коли орендодавець намагається взяти з орендаря відшкодування матеріального збитку за поломки і пошкодження, які той не допускав.
Якщо є якісь інші документи, які сторони бажають додати до акта (в тому числі фото-, відео-свідоцтва), їх наявність необхідно відзначити в акті окремим пунктом.
На що звернути увагу при оформленні
Зовнішнє оформлення акту, так само як і його текст, повністю передані на відкуп упорядника. Допускається писати акт вручну або набирати на комп'ютері, формувати на устновленном бланку організації або на звичайному аркуші паперу.
Документ слід в обов'язковому порядку підписати (при цьому автографи осіб, задіяних в прийомі-передачі приміщення, повинні бути «живими»).
А ось засвідчувати бланк за допомогою печатки або штампа необхідно тільки в тому випадку, якщо норма щодо використання штемпельних виробів закріплена у внутрішніх нормативно-правових паперах організацій.
Акт потрібно друкувати мінімум в двох примірниках - по одному для кожної із зацікавлених сторін, але при потребі можна робити і його завірені копії.
Умови і період зберігання акта
Будучи невід'ємною частиною договору оренди, акт слід тримати разом з ним в окремій папці. Тривалість зберігання визначається внутрішніми нормативними документами підприємства або законодавством РФ. Після того, як договір оренди втратить свою актуальність і термін зберігання документів закінчиться, акт можна утилізувати.