1. роль відомості
2. Порядок проведення процедури
3. Правила складання дефектної відомості
4. Правила оформлення документа
5. Зразок складання дефектної відомості
6. Дефектна відомість на ремонт автомобіля
7. Дефектна відомість на ремонт приміщення
8. Дефектна відомість на ремонт системи опалення
9. Дефектна відомість на списання запчастин
10. Дефектна відомість на ремонт покрівлі

Дефектна відомість відноситься до первинної документації та фіксує вади, поломки, всілякий шлюб устаткування, пристроїв, матеріалів, використовуваних в діяльності підприємства. Для того, щоб провести їх ремонт і відновлення за всіма правилами потрібно дотримати певну процедуру, частиною якої є складання дефектної відомості. Варто зазначити, що дефектний акт , Також оформляється при виявленні недоліків в товарно-матеріальні цінності не є точною копією відомості і служить лише додатком до даного документу.

Приклади дефектні відомості:

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк дефектної відомості .doc Завантажити зразок дефектної відомості .doc

роль відомості

Документ носить супровідний характер при виявленні різного роду дефектів. У нього вписуються:

• найменування і тип обладнання або матеріалів,
• знайдені ушкодження,
• шляхи їх усунення.

Далі даний документ служить підставою для написання кошторису та виділення коштів на ремонтні роботи.

Своєчасне усунення поломок і дефектів дозволяє збільшити продуктивність праці в організації, уникнути позаштатних випадків і ситуацій, здатних привести до загрози життю і здоров'ю співробітників.

Треба сказати, що даний документ не є повсюдно поширеним. Як правило, він застосовується тільки на великих підприємствах, де велика кількість структурних підрозділів, різного роду товарно-матеріальних цінностей, складного обладнання і технічних пристроїв.

Порядок проведення процедури

Великі компанії періодично проводять спеціальні обстеження на предмет огляду і перевірки значиться на балансі обладнання. Для цього окремим наказом від імені керівника компанії створюється комісія в кількості від двох осіб. Члени комісії повинні мати відповідний рівень кваліфікації, знаннями і навичками, необхідними для того, щоб точно визначити тип поломки і ті дії, які необхідно зробити, щоб виправити обладнання, пристрій або будь-яку іншу товарно-матеріальну цінність.

Як правило, членами комісії стають фахівці технічного відділу, працівники бухгалтерії та представники того структурного підрозділу, до якого належить пошкоджений об'єкт.

Дослідження є візуальним і досить поверховим, ніяких особливих експертиз і глибоких перевірок в процесі нього не проводиться, більш ретельний контроль здійснюється тільки при необхідності.

Правила складання дефектної відомості

На сьогодні немає уніфікованого зразка дефектної відомості, обов'язкового до застосування, тому складатися вона може за шаблоном, розробленим всередині підприємства і затвердженим в обліковій політиці фірми або у вільній формі. Проте, є ряд значень, які відобразити в ній необхідно. це:

• Назва компанії,
• дата і номер складання відомості,
• все, що стосується самого об'єкта.

До параметрів останнього відноситься його найменування (воно має збігатися з тією назвою, під яким об'єкт значитися на балансі підприємства), виявлені дефекти або поломки, бажано із зазначенням причин їх появи - це входить в компетенцію обслуговуючого фахівця, а також роботи, які потрібно провести для їх усунення - це частина функціоналу співробітника ремонтного цеху (якщо такий є на підприємстві). Даний розділ відомості повинен бути оформлений у вигляді таблиці.

При необхідності в документ слід внести посилання на всілякі додатки (фото і відео свідоцтва, дефектний акт і т.п.).

Помилки, допущені в відомості, можна виправляти, акуратно закресливши їх і зверху написавши коректну інформацію, завірену підписом відповідальної особи та поставивши дату виправлення. Однак, найкращий спосіб - при можливості заново скласти і підписати документ.

Правила оформлення документа

Відомість може бути оформлена на стандартному аркуші формату А4 або на фірмовому бланку організації - це ролі не грає, при цьому вона може бути написана як від руки, так і в друкованому вигляді. Складається вона зазвичай в декількох примірниках - по одному для кожної із зацікавлених сторін. Всі копії повинні бути підписані членами комісії, а також затверджені підписом керівника компанії.

Проштамповувати відомість не обов'язково, тому що вона відноситься до внутрішньої документації фірми, крім того, з 2016 року юридичні особи законодавчо звільнені від обов'язку використовувати в своїй діяльності печатки та штампи.

Після втрати актуальності, відомість передається на зберігання до архіву підприємства, де утримується впродовж часу, необхідного за законом або встановленого внутрішніми правилами організації.

Зразок складання дефектної відомості

1. Вгорі зліва чи справа (це значення не має) відводиться кілька рядків під твердження керівником підприємства. Сюди вписуються:
   • його посаду (директор, генеральний директор),
   • прізвище ім'я по батькові,
   • повна назва компанії.
2. Потім посередині рядка пишеться найменування документа і його номер по внутрішньому документообігу, нижче - населений пункт, в якому зареєстрована фірма, і дата складання відомості.
3. Далі йде основна частина. Вона формується у вигляді таблиці,
   • в перший стовпчик якої вноситься порядковий номер,
   • в другій - дефекти і пошкодження, виявлені в ході обстеження,
   • в третій - необхідні заходи щодо їх усунення,
   • в четвертий - терміни, в які пошкодження повинні бути виправлені.
4. На завершення документ підписують члени комісії, які брали участь в огляді обладнання, пристрої або товарно-матеріальних цінностей, із зазначенням їх посад і розшифровкою автографів.

Дефектна відомість на ремонт автомобіля

Ким складається

Автомобіль, який підлягає ремонту або модернізації, повинен бути оглянутий фахівцем для констатації і визначення дефектів, що підлягають усуненню. Документ, в якому буде зафіксовано факт і результати огляду і являє собою дефектну відомість.

Скласти цей акт в компанії, яка буде ремонтувати або модернізувати транспортний засіб, уповноважена спеціальне особа, яка має прийнятну для цієї мети кваліфікацію. Він запевняє «дефектовку» своїм підписом, тим самим фіксуючи свою відповідальність перед власним начальством, власником авто а також податковою інспекцією.

коли складається

Складання дефектної відомості може бути викликано одним з наступних приводів:

• господарський - необхідність зафіксувати дефекти і спланувати необхідні дії для ремонту (модернізації) і профілактики;
• податковий - на підставі відомості прораховується ефективність інвестицій в ремонт і списання відповідних витрат, що жорстко контролюється податковими органами;
• уточнююче - даний документ є визначальним при встановленні типу необхідних робіт (ремонт, модернізація, удосконалення, відновлення), а значить, їх цінової категорії.

На що звернути увагу при складанні відомості

Оскільки «дефектовка» є важливим документом, який має значення для контролюючих органів і для юристів в разі виникнення суперечок, її складання потрібно приділити особливу увагу.

1. Марка автомобіля, назви деталей, найменування ремонтної організації повинні бути приведені без скорочень.
2. Відомість повинна супроводжуватися додатками - документами на придбання деталей, виконання окремих видів робіт підрядниками і т.п.
3. Документ повинен бути обов'язково завірений підписом відповідальної особи, а також керівника або бухгалтера. Обов'язкова підпис власника авто про ознайомлення.
4. Виправлення і помилки не допускаються.
5. Документ повинен мати номер, який реєструється в реєстрі «первинки».
6. Заповнювати відомість слід від руки чорною або синьою пастою.

Завантажити приклад дефектної відомості на ремонт автомобіля .doc

СТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ТОВ «Автолікар»
/А.П.Самосвалов/ Самосвалов А.П.
18.05.2017 р

Дефектна відомість № 12/16
по ремонту транспортного засобу

Автобус, марка ТС КАВЗ 5683-22, держномер з 098 МК 78

Власник: ТОВ «Лестрід»

з 16 по 17 травня 2017 року

№ п \ п Дата Причина дефекту Найменування робіт Од. Кількість 1. 16.05 Кільце поршневе (ISBe) - знос зовнішньої поверхні До ремонту непридатне, заміна Шт. 4 2. 16.05 Палець поршневий - знос посадочних місць До ремонту непридатний, заміна Шт. 4 3. 17.05 Вкладиш корінний (ISBe) - знос підшипника ковзання До ремонту непридатний, заміна Шт. 10

З дефектною відомістю ознайомлений:
уповноважений представник ТОВ «Лестрід» / Воїнів / А.П.Воінов

Дефектна відомість на ремонт приміщення

Коли є необхідність в її складанні

Дефектну відомість на ремонт приміщень становлять для обґрунтування витрат для проведення ремонтних робіт. У ній фахівець встановлює і перераховує дефекти, які потрібно усунути, враховує необхідні для цього витратні матеріали та обсяги робіт, а також може призвести рекомендації та іншу додаткову інформацію.

Для чого потрібна дефектна відомість на ремонт приміщень

Головна функція даного документа - обгрунтовує. На підставі даних, внесених в «дефектовку», «виправдовуються» матеріальні витрати і їх доцільність з точки зору податкової інспекції.

Хто має право скласти

Дефектну відомість на ремонт приміщень становить спеціальна комісія, створена з ініціативи керівництва, в яку входять:

• бухгалтер;
• фахівець з обладнання;
• фахівець з ремонту.

У результаті повинна вийти повна об'єктивна картина майбутнього фронту робіт.

Що відображається у відомості

Всі дані, що вносяться у відомість, можна розділити на три групи:

• інформація про самому приміщенні (найменування, розташування і т.п.);
• перерахування виявлених дефектів і причини, що викликали несправності;
• перелік необхідних видів ремонтних робіт.

важливі нюанси

При заповненні дефектної відомості на ремонт приміщень необхідно взяти до уваги деякі особливості, які мають важливе значення.

1. При перерахуванні ремонтних робіт їх необхідно формулювати відповідно до прийнятої номенклатурою (за довідниками ТЕР і ФЕР).
2. При описі дефектів потрібно чітко описувати порушення, їх обсяги і терміни усунення.
3. За кожен етап роботи потрібно призначати відповідальних осіб, які повинні підписатися.
4. Повністю вказувати марки, моделі та інші характеристики матеріалів і обладнання, необхідного для виконання робіт.

Завантажити приклад дефектної відомості на ремонт приміщення .doc

СТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ТОВ «Експрес-Инфра»
/З.І. Трудін / Трудін З.І.
11.06.2017 р

Дефектна відомість № 11/13
на ремонт приміщення (будівлі)

Назва об'єкту: фасад ТОВ «Лакримоза»

Адреса об'єкта: Пушкіно, вул.Першотравнева, д.8

№ п / п Виявлені дефекти і пошкодження Необхідні роботи для усунення Обсяг виявлених дефектів Терміни усунення 1 Тріщини бетону карнизних плит Відновлення захисного бетонного шару карнизних плит 2 куб.м Липень 2017 г. 2. Пошкодження фундаментних відливів і настінних жолобів Заміна пошкоджених елементів на оцинкований метал 250 погонних метрів Август 2017 г. 3. Тріщина штукатурки зовнішніх укосів Нанесення цементно-вапняного розчину. Покриття акриловою фарбою 30 кв.м Август 2017 р

Начальник адміністративно-господарського відділу / Рамзин / Л.С.Рамзін
Головний інженер / Загребельний / Ю.Д.Загребельний
Технік / Лаврін / Н.Н.Лаврінов

Дефектна відомість на ремонт системи опалення

коли складається

У дефектної відомості на ремонт опалення фахівцем виявляється зміст і обсяг неполадок, які підлягають усуненню в ході капітального ремонту систем опалення.

Даний документ складається, тільки якщо необхідний капітальний ремонт опалювальних систем. Поточний і аварійний ремонти складання дефектної відомості не вимагають. Як правило, подібний ремонт по логічним причин виробляють поза часом опалювального сезону.

законодавчі вимоги

Як і інші види дефектні відомості, документ, що регламентує майбутній ремонт опалення, не має єдиного стандарту щодо оформлення. Більш докладний складання часто позбавляє від багатьох проблем і непорозумінь. Щоб дефектна відомість мала юридичну силу як первинний обліковий документ, в ній обов'язково повинні бути присутніми такі важливі моменти:

• назва: «дефектна відомість»;
• дата заповнення відомості;
• найменування організації, від імені якої складається документ;
• операція, яку потрібно буде зробити;
• одиниці виміру цієї операції (обсяг майбутніх робіт);
• особа, відповідальна за виконання (його посада і особистий підпис).

ВАЖЛИВО! Дефектна відомість повинна бути складена перед або під час виробленого ремонту. Якщо це важко, документ потрібно оформити відразу по завершенні роботи.

помилки оформлення

Крім відсутності одного або декількох із зазначених реквізитів, недійсною відомість можуть зробити такі недоліки:

• виправлення, підчищення, коригування даних - в дефектної відомості вони неприпустимі так само, як в будь-яких фінансових документах);
• виключно електронна форма - первинна документація повинна існувати на паперовому носії.

Завантажити приклад дефектної відомості на ремонт системи опалення .doc

Генеральний директор
ТОВ «Керамін-Профі»
/ Кусторелов / Р.О.Кусторелов
12 липня 2017 року

Дефектна відомість № 45/18
на капітальний ремонт системи опалення лівого крила будівлі

Назва об'єкту: Будинок Культури залізничників

Адреса: м Новгород, вул. Лесоводская, д. 1

№ п / п Найменування робіт Од. вим. Кількість 1. Демонтаж труб опалення діаметром 50 мм м 136 2. Прокладка труб опалення діаметром 50мм з відводами м 136 3. Демонтаж радіаторів старого зразка шт. 50 4. Монтаж нових радіаторів секц. 322 5. Прокладка трубопроводів опалення до радіаторів д-15 мм м 322 6. Установка кранів-спускніка шт. 25 7. Встановлення вентилів кульових діаметром 15 мм шт. 25 8. Врізка в стояки д-15 шт. 25 9. Врізка в систему опалення трубопроводів діаметром 15 мм шт. 12 10. Монтаж стояків з труб діаметром 15 мм м 126 11. Облік допоміжних операцій, пов'язаних з введенням в експлуатацію системи опалення (опресовування, проливання, забарвлення, прибирання, вивезення сміття) годин 8

Головний інженер / Погорельский / А.С.Погорельскій
Зварювальник-сантехнік / Курослепов / Д.С. Курослепов

Дефектна відомість на списання запчастин

Для чого вона потрібна

Підприємство, що використовує будь-яке обладнання, рано чи пізно стикається з необхідністю заміни відслужили свій вік або що не підлягають ремонту деталей. Після демонтажу відпрацьовані запчастини потрібно буде списати. Списання - це важлива господарська операція, яка повинна бути обгрунтована. Саме для обгрунтування списання і служить дефектна відомість.

Як її скласти

Однозначно запропонованої форми дефектної відомості на списання запчастин не існує. Однак, Рослесхоз в своїх рекомендаціях від 1 січня 2005 року запропонувала зразок складання, який опинився дуже зручним і закріпився в якості галузевої форми. У ній містяться графи з наступною інформацією:

• назва компанії, яка в процесі проведення ремонту техніки зіткнулася з необхідністю списання деталей;
• перерахування обстеженої техніки (переважно із зазначенням інвентарних номерів);
• дані осіб, які виконували технічний огляд;
• виявлені дефектні запчастини, причина їх подальшої непридатності до роботи;
• висновок щодо необхідності замінити зіпсовану деталь нової.

Складений документ повинні запевнити фахівці, які робили огляд.

Завантажити приклад дефектної відомості на списання запчастин .doc

Генеральний директор
ТОВ «ТехноЛевел»
/ Зайченко / П.Т.Зайченко
Завідувач цехом № 2
/ Любимов / Любимов Л.І.
15.07.2017 р

Дефектна відомість № 1
на списання запасних частин як етапу ремонту обладнання цеху № 2

№ Вид техніки Інвентарний номер Дефект Од. вим. Висновок 1. Фрезерний верстат АСЕ 5630 11456 Консоль піддалася корозії внаслідок тривалого зберігання на складі 1 шт. Консоль повністю втратила функціональність і потребує заміни 2. Токарний верстат АСВ 7028 Мікросхема ЧПУ повністю втратила працездатність 1 шт. Оскільки даний електронний компонент не виробляються в РФ, токарний верстат втратив функціональність і підлягає списанню.

Головний інженер / Лукомор'я / Д.Д. Лукомор'я
Старший механік / Ізволін / К.Є. Ізволін

Дефектна відомість на ремонт покрівлі

мета складання

Дефектна відомість на ремонт даху складається при необхідності проведення ремонтних робіт:

• для позначення суті проблеми;
• для визначення пошкоджень, які підлягають виправленню;
• для обґрунтування кількості необхідних матеріалів для ремонту;
• для уточнення вартості виконаних робіт;
• для контролю усунення несправностей.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо мова йде про ремонт покрівлі багатоквартирного будинку, то дефектна відомість потрібна для виправдання необхідності призначення ремонту начальником комунального управління.

На підставі цього документа буде складатися кошторис на вироблені роботи.

хто складає

Дефектний відомість на ремонт покрівлі повинен Скласти спеціально уповноважений технічний фахівець. «Поштовхом» до його складання може послужити як розпорядження начальства, так і заява, складена користувачами-мешканцями багатоквартирного будинку, подану ними диспетчеру.

Що повинна містити

Дефектна відомість на ремонт покрівлі повинна чітко відповідати на питання про зміст і обсязі майбутніх робіт, а також про осіб, які виконували огляд. У неї вноситься наступна інформація:

• найменування об'єкта, тобто докладну адресу, де вказуються не тільки поштові позначення, а й приміщення з пошкодженої покрівлею;
• вид виконуваних робіт - потрібно уточнити точне місце розташування дефекту, характер пошкодження і способи його усунення;
• опис пошкодження конструктивних елементів робиться в довільній формі, потрібно тільки обов'язково вказати обсяг;
• примітки - якщо необхідно відзначити додаткові нюанси.

Завантажити приклад дефектної відомості на ремонт покрівлі .doc

СТВЕРДЖУЮ
директор ТОВ
«Жілтрестконтора»
/ Зіміновскій / Н.Е.Зіміновскій
12.07.2017 р

Дефектна відомість № 1/1
на ремонт покрівлі будівлі

Назва об'єкту: Районна адміністрація

Адреса: м Єкатеринбург, вул. Пастера, д. 8

№ пп Найменування робіт і витрат Од. вим. Кількість 1. Розбирання покриттів покрівель з хвилястих і напівхвилястих азбестоцементних листів 120 кв.м покриття 9 2. Розбирання обрешітки з брусків з прозора 120 кв.м покрівлі 3,12 3. Розбирання крокв зі стійками і підкосами з брусів і колод 120 кв .м покрівлі 8,4 4. Установка крокв 1 куб.м деревини в конструкції 4,48 5. Ремонт дерев'яних елементів конструкцій дахів - зміна стропильних ніг з колод 110 м 0,287 6. Пристрій покрівель із хвилястих азбестоцементних листів звичайного профілю по дерев'яній обрешітці з її пристроєм 120 кв.м покрівлі 8,63 7. Зміна обрешітки і з прозора з брусків товщиною 50 мм і вище 120 кв.м замінної обрешітки 3,24 8. Вантажні роботи при автомобільних перевезеннях: сміття будівельний т 20,12 9. Розвантажувальні роботи при автомобільних перевезеннях: сміття будівельний т 20,12

Головний інженер / Іванченко / І.І. Іванченко