Створення електронного архіву документів. Оцифровка архівів

  1. Що це таке?
  2. Типова схема організації і роботи електронного архіву
  3. Кому потрібен електронний архів?
  4. можливості
  5. переваги
  6. Вартість створення електронного архіву документів
  7. Біорг - ваше рішення по автоматизації електронного архіву
  8. етапи взаємодії

Великий обсяг документації - це проблема, знайома багатьом компаніям. Справитися з накопичилося обсягом допоможе створення електронного архіву, це серйозно заощадить час і полегшить роботу з архівами будь-якого обсягу.

Що це таке?

Електронний архів - це структурована система зберігання документації компанії в електронному вигляді. Сучасні технології дозволяють зберігати папери у відсканованому вигляді, допомагаючи забезпечити збереження і конфіденційність документів і прискорити пошук необхідної інформації.

Типова схема організації і роботи електронного архіву

Схема, яка зображує організацію електронного архіву, показує всі етапи роботи з архівом, починаючи зі збору фізичних документів, а закінчуючи їх передачею клієнту у вигляді готового цифрового сховища в зручному форматі.

Кому потрібен електронний архів?

Найбільш затребувані електронні архіви серед великих компаній і холдингів, через які щодня проходить багатотисячний потік паперів: анкет, заяв, договорів, контрактів та ін.

Для початківців компаній, у яких документообіг поки не досягає таких масштабів, електронні архіви документів - це можливість з самого початку побудувати ефективну систему, не вдаючись в подальшому до оцифрування величезної кількості паперів. Незалежно від числа робочих документів, електронні архіви допомагають заощадити час на пошуки потрібних паперів і роботу з ними, що є явною перевагою перед конкурентами.

можливості

Створення електронного архіву багато в чому робить життя компанії простіше через унікальних можливостей, недоступних для паперової архівації. Якщо для паперового архіву характерно правило: чим більше його обсяг, тим складніше знайти потрібний документ, то розмір електронної версії не впливає на швидкодію архіву.
В першу чергу електронний архів створюється для:

  1. Структурованого зберігання інформації. Папери компанії зберігаються в строгому порядку і підкоряються структурі, визначеній клієнтом. У цифровому вигляді ця структура являє собою ієрархію папок. Кожна папка має ряд характеристик, що визначають рівень доступу, обмеження по типу файлів, що зберігаються і т.д.
  2. Ієрархії доступу. Доступ до папок або файлів може даватися як окремому користувачеві, так і групи осіб. Обмеження доступу проявляються не тільки в правах, наданих користувачам, але і в зв'язку з вмістом папки або файлу. Каталог з фінансовими звітами може бути недоступний для секретаря, але відкритий для будь-якого працівника фінансового відділу.
  3. Гнучкого пошуку. Користувачі працюють з електронним архівом паралельно і можуть здійснювати оперативний пошук по древу каталогів або всередині файлів.
  4. Надійності і захищеності. Крім розмежування за рівнями доступу, архіви мають властивості, що запобігають втраті інформації (наприклад, наявність копії на резервному сервері), її ушкодження або несанкціонований доступ (з можливістю «відкоту» до попередніх версій).

Замовити електронний архів

переваги

Незалежно від типу компанії, її розміру, кількості клієнтів, документації і капіталу, електронні архіви знайдуть своє місце в будь-якій організації. Вони мають ряд переваг:

  1. Оперативне і легке управління всією службовою інформацією, доступ до якої відкрито для певного кола співробітників.
  2. Оптимізація робочого процесу, яка досягається за рахунок скорочення витрат часу на пошук необхідних паперів.
  3. Організація безпеки. Оцифровані папери не схильні до зовнішнього впливу, непередбачені обставини та недбале поводження, а наявність кількох рівнів доступу забезпечує захист від сторонніх осіб. Для підвищеної безпеки, щоб уникнути втрати цінних паперів, проводиться автоматичне резервне копіювання.
  4. Систематизація та облік документообігу. Вся інформація легко структурується по заданих параметрах. А простий інтерфейс із усілякими фільтрами спрощує пошук і видачу результатів.
  5. Економія фінансових коштів. Для підтримки корпоративного електронного архіву в належному стані немає необхідності в окремому приміщенні і персоналі, який буде стежити за збереженням даних. Кожен співробітник може отримує доступ до електронної версії паперів, але з обмеженими або необмеженими правами, наприклад, тільки для перегляду і пошуку інформації, для редагування або з можливістю додавання і видалення файлів.

Вартість створення електронного архіву документів

Вид роботи / послуги Формат Якість Ціна Сканування розшитих документів до А4 300 dpi від 1 руб. Сканування нерасшівних документів і книг (ціни за сторінку) до А4 від 300 до 1200 dpi від 2,5 руб. Широкоформатне сканування, сканування креслень (за сторінку) від А3 до A0 300 dpi від 7 руб. Вид роботи / послуги Ціна Розпізнавання / атрибутирование (за сторінку) Автоматичне розпізнавання (без перевірки і коригування результатів) від 1 руб. Введення основних атрибутів в електронний архів (дата, номер документа, найменування) від 2 руб.

Більш детальну інформацію про вартість наших послуг дивіться на сторінці ціни на вкладці «Архівна обробка документів».

Біорг - ваше рішення по автоматизації електронного архіву

Біорг - це досвід більше 16 років роботи, в сукупності з професіоналізмом і лояльними цінами. Кожен з етапів вимагає високої точності, ми впроваджуємо власні програми (Біскай) та ліцензовані методи обробки (Біорг Обробка), які дозволяють досягати практично безпомилкової обробки (не більше 1 помилки на 10 тисяч символів). Завдяки багаторівневій системі контролю цей показник продовжує зменшуватися.

Ми вміємо:

  • обробляти великі обсяги;
  • працювати з паперами в пошкодженому стані: з плямами, пожовклими сторінками або намоклої папером;
  • враховувати ваші побажання по синхронізації з базами даних або CRM-системами.

Ми пропонуємо нашим клієнтам зайнятися вирішенням проблеми з плинністю документів, автоматизувати роботу підприємства або компанії, підвищити продуктивність праці і заощадити час і гроші, замовивши послуги створення електронного архіву документів в нашій компанії.

етапи взаємодії

  1. залишаєте заявку
  2. Ми зв'язуємося з вами,
    аналізуємо об'єм і структуру вашого паперового архіву,
    надаємо розрахунок вартості
  3. Укладаємо договір.
    скануємо документи
  4. Обробляємо і аналізуємо
    відскановані документи
  5. Конвертуємо в потрібний формат і систематизуємо інформацію
  6. Створюємо повну базу даних
    електронного архіву документів

Замовити електронний архів

Що це таке?
Що це таке?
Кому потрібен електронний архів?

Новости

Цена гидроизоляции крыши
Во-1-х, этот комплекс действий защищает сооружение от разрушительного воздействия осадков. Без гидроизоляции в строении возникают протечки (а гидроизолирующее покрытие держит воду даже при резких перепадах

Гидроизоляция пола в ванной
Процесс выполнения гидроизоляции Гидроизоляционный раствор следует наносить в 2 этапа: первый слой раствора следует нанести на пол, а через 4-6 часов второй . Как правило, выполняется она специальными

Гидроизоляционная пленка для кровли
Основные разновидности пленочных гидроизоляционных материалов Для защиты крыши от негативного воздействия влаги, могут применяться следующие виды материалов: Именно мембраны считаются оптимальным выбором

Гидроизоляция пола перед стяжкой
В повседневной жизни рано или поздно все сталкиваются с «несанкционированным» проникновением воды из или в помещения проживания. Мы топим, нас топят, или в своем доме на первом этаже появляются непредусмотренные

Гидроизоляционная пленка: Что это, какие бывают пленки, инструкция по монтажу, цены за рулон
Гидроизоляционная пленка – это материал, который используется для защиты здания от влаги, конденсата и атмосферных осадков. Позволяет существенно продлить эксплуатацию не только здания, но и его основных

Организация кровельного пирога - пароизоляция, утепление, гидроизоляция кровли
Принципиально увидеть, что, беря во внимание подобные тенденции, строй компании сразу строят новые дома с мансардой жилого плана, но и обладатели уже построенных особняков также хотят переоборудовать

Обмазочная гидроизоляция для бетона: виды, требование и применение
Задачей строительства является не просто построить здание, но и защитить поверхности от проникновения воды. Фундамент, подвал, полы, крыша всегда соприкасаются с водой. Защиты требуют не только места,

Пароизоляция и гидроизоляция: отличие и назначение
Каждому человеку хочется, чтобы условия проживания в доме были одинаково комфортны как в летний зной, так и в зимнюю стужу. Но что нужно, чтобы создать в доме благоприятную атмосферу? Конечно же, в условиях

Мастика гидроизоляционная: история появления, многообразие видов
Нет необходимости говорить, что гидроизоляция продлевает срок эксплуатации конструктивных элементов зданий и сооружений. Видов защиты от проникновения влаги большое количество. Нас же в этой статье

Гидроизоляция стен от фундамента: материалы, правила
Так как фундамент является основой всего дома, то особое внимание необходимо уделить его гидроизоляции. Она будет надежно защищать строение от попадания внутрь как грунтовых вод, так и поверхностных вод